Med lång erfarenhet av både operativa och strategiska roller guidar AdWise-konsulten Mats Olsson företag genom komplexa digitala transformationer. Hans unika kombination av teknisk expertis och förmåga att bygga samsyn gör honom till en efterfrågad expert på affärssystemsimplementering. Ett lyckat projekt bygger enligt Mats på följande:
Samsyn:
– Det första steget är att skapa en gemensam målbild. Alla måste förstå vilka problem som ska lösas, vad som ska göras, vem som ansvarar för vad och vilket resultat vi siktar på. Jag går till botten med grundfrågorna och skapar samsyn, så att inte projektet drar åt olika håll redan från start. Har vi samma förståelse tar vi samma beslut.
Kompetens:
– Jag är noga med att säkerställa att rätt kompetens finns på plats från början. Jag är beredd att utmana leverantörens konsulter som inte håller sina initiala löften kring kompetens och erfarenhet. Rätt personer i teamet är avgörande för att hålla uppe tempot och undvika fallgropar.
Tydlighet:
– Som projektledare är det viktigt att hela tiden vara transparent om projektets status. Alla behöver veta var vi befinner oss och vad som återstår. Samtidigt är det avgörande att hålla ramarna och inte låta för nya krav smyga sig in under resans gång.
Med en bakgrund som civilingenjör och en karriär som IT-chef inom olika branscher som mediebranschen (Bingolotto), industrin (Elanders) och bank (Volvofinans Bank) har Mats erfarenhet från en mängd olika roller – från IT-direktör till produktägare och suttit med i olika ledningsgrupper. Idag är han konsult hos en kund inom trä & byggvaruhandeln, där han leder arbetet med att ta fram en ny orderprocess från order till leverans för ca 500 säljare och där det även ingår att ta fram ett mer användarvänligt webbaserat gränssnitt till affärssystemet IFS.
Vi tog en pratstund med honom om vad som krävs för att lyckas med affärssystemsprojekt och varför havererade projekt inte behöver vara slutet.
Från kris till lösning
Mats har klivit in i projekt både från start och när de kört fast. En av hans styrkor är att snabbt sätta sig in i organisationens behov och skapa en plan för att vända situationen.
– När jag kommer in i havererade projekt är det ofta på grund av otydliga krav eller bristande samsyn. Min roll blir att bygga broar mellan IT och verksamhet. Jag ägnar mycket tid åt att förstå behoven på alla nivåer, från ledningsgruppen till medarbetarna på golvet, säger Mats.
Han betonar vikten av att gå till botten med grundfrågorna och undvika kollektiva workshops där informella ledare kan sätta agendan.
– Jag föredrar enskilda samtal där jag kan samla in synpunkter och sedan sammanfatta dem för gruppen. Det skapar en tydligare bild och gör det enklare att ta gemensamma beslut.
Affärssystem som motor
För Mats, som arbetat med såväl IFS som Microsoft Dynamics, handlar affärssystem inte bara om teknik – det handlar om att skapa verktyg som förbättrar vardagen för användarna.
– Jag ser affärssystemet som en motor för digitalisering. Men för att det ska fungera krävs ett användarvänligt gränssnitt och att vi vågar utmana gamla vanor. Här ser jag ofta möjligheter att förbättra både processer och arbetssätt, säger han.
Mod och förståelse – nycklar till framgång
För att lyckas med implementeringar krävs mod från både ledning och medarbetare. Mats menar att många organisationer har för höga förväntningar på sina leverantörer, vilket ofta leder till missförstånd och förseningar.
– Systemleverantörerna är inte managementkonsulter som kommer med färdiga processer; de säljer timmar och en utvecklingsplattform som utan tvekan kommer att behöva anpassas. För att undvika problem måste vi vara tydliga med vad vi behöver och ställa rätt krav från början.