Att hålla affärssystemet i takt med verksamheten är en utmaning för många organisationer. Pia Johansson, verksamhetskonsult och egenkonsult på AdWise, hjälper bolag att identifiera rätt väg framåt. Med en bred erfarenhet av digitalisering och systemimplementation vet hon vilka fallgropar som finns – och hur man undviker dem.
Pias tre nycklar till ett professionellt genomfört affärssystems-projekt:
Att välja rätt affärssystem och lyckas med implementationen handlar i grunden om tre saker enligt Pia Johansson:
- Beräkna och skapa ett business case: Vad är systemets breaking point? Behöver vi en ’good enough’-lösning eller den absolut bästa?
- Klargör behov och målbild: Vilka processer ska utvecklas, vilka ska standardiseras? Hur effektiviserar vi och hur ska systemet interagera med andra verktyg?
- Säkerställ god kommunikation och förankring: Förändring kan vara utmanande – här krävs stöttning från ledningen. Användarna måste känna att systemet är anpassat för deras arbete.
Affärssystem i otakt med verksamheten
Många verksamheter upplever att deras affärssystem inte längre stödjer organisationens processer. Ett vanligt scenario är att delar av verksamheten bryts ut ur systemet, exempelvis när ett HR-system inte längre räcker till och behöver integreras med andra lösningar.
– Min roll är att hjälpa verksamheter att analysera sina behov, utvärdera alternativ och skapa en strategisk plan för framtiden. Det är oerhört viktigt att ledningen är med från början för att kunna fatta välgrundade beslut, förklarar Pia.
Vad styr valet av affärssystem?
Att välja rätt affärssystem handlar om att förstå både verksamhetens nuvarande behov och dess framtida mål.
– Det finns tre huvudsakliga faktorer att ta hänsyn till; Bolagets storlek, processerna som ska stödjas och vad det är för typ av organisation, fortsätter Pia.
Och offentliga bolag har oftast andra krav än privata företag.
– Beslut styrs ofta av hårdare krav på transparens, hållbarhet och samhällsansvar. Under de senaste åren har jag jobbat med just offentligt ägda bolag, där digitalisering och effektivisering är i fokus, berättar Pia.
Vanliga utmaningar och hur de kan övervinnas
Under sin karriär har Pia sett ett antal återkommande utmaningar i affärssystemprojekt. En av de vanligare är att leverantörer saknar rätt kompetens eller rätt kapacitet, men det kan också handla om ett internt motstånd mot förändring.
– Det är viktigt att säkerställa att leverantören verkligen har den kunskap som krävs. Många projekt drabbas också av komplexa migreringar – ibland finns ingen kvar i verksamheten som kan det gamla systemet. Ledningens stöd är avgörande för att säkerställa en smidig övergång, särskilt som förändring kan vara så känsligt, menar Pia.
Ett lyckat projekt – när målet är uppnått
Med en gedigen bakgrund inom projektledning och affärssystem fortsätter Pia Johansson att hjälpa organisationer att få ut det mesta av sina system. Hennes erfarenhet av att samarbeta över gränser och hantera komplexa projekt gör henne till en ovärderlig resurs i en digitaliserad värld.
– Ett uppdrag bör i min mening ses som framgångsrikt först när systemet faktiskt används och skapar värde. Jag vill kunna checka av att vi har gjort en ordentlig behovsanalys och att vi har löst upp knutar där verksamheten tidigare har stampat på stället, avslutar Pia.